Assistenz Verwaltung (d/w/m)

Das HAU Hebbel am Ufer ist ein Theater- und Produktionshaus mit drei Spielstätten (HAU1, HAU2, HAU3) im Berliner Zentrum und einer digitalen Bühne, dem HAU4. Neben zeitgenössischen Theater-, Tanz- und Performance-Aufführungen sind auch Konzerte, Ausstellungen und DiskursVeranstaltungen fester Bestandteil unseres Spielplans. Mit unserem Programm setzen wir künstlerische Impulse für aktuelle Themen an der Schnittstelle zu Wissenschaft, Politik und Zivilgesellschaft. Mehr Infos: hier. Für unser Team Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in mit 30 Wochenstunden als Assistenz Verwaltung (d/w/m) Als Assistenz unterstützen Sie die Abteilung Verwaltung in den Bereichen Projekt- und Vertragsmanagement, Personalmanagement sowie Finanzen und die Verwaltungsleitung in administrativen Vorgängen, insbesondere im analogen und digitalen Dokumentenmanagement. Wir suchen eine Person, die diese Aufgaben zuverlässig und sorgfältig übernimmt und ein Verständnis für Verwaltungsvorgänge hat. Zu den Aufgaben zählen: • analoge und digitale Erfassung und Ablage von Vertragsdokumenten • Datenbankpflege, insb. von Personio, d.velop, FileMaker, DocuSign • administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft wie z.B. Bürobestellung für das gesamte Haus • Verteilung und Bearbeitung der Eingangspost sowie der hausinternen Post • Erledigung von Drucksachen inkl. Postversand und Überwachung von Rückläufen • Unterstützung bei der Erstellung von Abrechnungen (u.a. GEMA), Verwendungsnachweisen, Prüfungen und einfachen Verträgen • Unterstützung bei Sonderprojekten • Führen der Handkasse • vorbereitende Buchhaltung (insb. z.B. rechnerische Prüfung) Das wünschen wir uns: • hohe Affinität zu administrativen Aufgaben • Freude an der Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben und routinemäßiger Abläufe • gutes Verständnis und Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken • eine sorgfältige und selbständige Arbeitsweise • ausgeprägte Teamfähigkeit und Aufgeschlossenheit • diskreter Umgang mit sensiblen Daten • Interesse an Zahlen • guter Umgang mit Word und Excel, Outlook und digitalen Dokumentenprogrammen (z.B. PDF-Bearbeitungsprogramme) Was Sie bei uns erwartet: • ein kreatives, offenes und künstlerisches Arbeitsumfeld • ein engagiertes, kollegiales Team von über 90 Mitarbeiter*innen • die Möglichkeit zu Home-Office und flexible Arbeitszeiten – je nach persönlicher Lebenslage • ein monatliches Entgelt in Anlehnung an den TV-L EG 6 inkl. einer Jahressonderzahlung • 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage -Woche und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12. • eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) Das HAU Hebbel am Ufer versteht sich als Ort der Reflexion und Diversität. Wir wollen die Vielfalt der Stadtgesellschaft auch in unserem Team abbilden und Begegnungen zwischen Menschen mit unterschiedlichen Biografien, Interessen und Perspektiven fördern. Daher möchten wir ausdrücklich Personen mit Diskriminierungserfahrung zur Bewerbung einladen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder anderen Einschränkungen berücksichtigen wir bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Über einen kleinen Hinweis in Ihrer Bewerbung sind wir entsprechend dankbar. Unter der unten angegeben E-Mail-Adresse können Sie sich auch an unsere Personalabteilung wenden, die Sie gern im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt. Aktuell sind noch nicht alle Arbeitsbereiche im HAU Hebbel am Ufer barrierefrei. Der Büroarbeitsplatz für diese Position ist nicht barrierefrei. Wir möchten dem jeweiligen individuellen Bedarf entsprechend eine bestmögliche Lösung für den Arbeitsplatz finden. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir gemeinsame Möglichkeiten eruieren können. Um uns als Team weiterzuentwickeln, bieten wir unseren Mitarbeiter*innen regelmäßig diskriminierungskritische Fortbildungen an. Weitere Informationen zu unserer Selbstverpflichtung zur Antidiskriminierung finden Sie: hier. __________ Wenn Sie Interesse haben, unser Team zu verstärken, richten Sie Ihre Bewerbung mit tabellarischem Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevanten Zeugnissen in einer PDF-Datei bitte bis zum 26. September 2024 ausschließlich per E-Mail an jobs@hebbel-am-ufer.de. Kosten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entstehen, können wir leider nicht erstatten. Kontakt für Rückfragen und weitere Informationen: Charlotte Hahne Personalmanagement Stresemannstraße 29 / 10963 Berlin Tel +49 (0)30.25 9004 706 / Fax +49 (0)30.25 9004 13 E-Mail personal@hebbel-am-ufer.de / www.hebbel-am-ufer.de