Fakultätssachbearbeitung (all genders)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken- Unsere rund 15-300 Mitar­beiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen-
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche- So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte- Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen-

Willkommen im UKE-

Fakultätssachbearbeitung (all genders)
Teilzeit | Befristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf
UKE_Zentrale Dienste

Sie arbeiten in der modernen Verwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice und Budget und in enger Abstimmung mit dem Gleichstellungsteam für das wissenschaftliche Personal- Die Abteilung ist für die administrativen Prozesse in Zusammenhang mit Berufungsverfahren, der Struktur- und Budgetplanung sowie der Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig- Das Aufgabenportfolio des Fakultätsservices beinhaltet darüber hinaus die Bereiche Gebäudemanagement, Objektservice und Raumplanung- Die Koordination von Projekten und IT-Services für Forschung und Lehre komplettieren die Dienste der Abteilung-

Ihre Aufgaben:

• Administrative Betreuung der Berufungsverfahren von der Ausschreibung bis zur Besetzung einer Professur unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung-
• Koordination und Begleitung der Ausschreibungen, die organisatorische Unterstützung der Berufungsausschüsse, des Gleichstellungsteams und der Dekanatsleitung (u-a- Strukturierung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Ausschusssitzungen, Protokollierung, Reisekostenabrechnung)
• Zu den Aufgaben unter besonderer Berücksichtigung von Aspekten der Gleichstellung gehören bspw-
  • Korrespondenz mit medizinischen Fachgesellschaften zur aktiven Rekrutierung von exzellenten Bewerberinnen für Berufungsverfahren in Zusammenarbeit mit dem Gleichstellungsreferat
  • Dokumentation und Aufbereitung von gleichstellungsrelevanten Kennzahlen im Rahmen des Berufungsgeschehens
• Administrative Gremienbetreuung bspw- des Fakultätsrats in Vertretung- Dies beinhaltet die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (u-a- Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Versand der Tagesordnung, Protokollierung der Sitzung, Versand der Beschlussfassungen)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten sowie die Datenpflege in den elektronischen Systemen der Fakultät
• Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anfallenden administrativen Angelegenheiten

Diese Position ist ab dem 01-11-2024 in Teilzeit mit 19,25 Stunden und für 5 Jahre befristet zu besetzen- Eine Fortführung der Beschäftigung ist angestrebt-

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Wünschenswert: Berufserfahrung
• Wünschenswert: Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Interesse an der Umsetzung von Gleichstellungsmaßnahmen
• Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse
• Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr- Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände