Fremdsprachensekretär (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München zählt zu den füh­renden inter­nationalen For­schungs­einrichtungen auf den Gebieten der Biochemie, Zell- und Struktur­biologie sowie der bio­medizini­schen For­schung und ist mit rund 28 wissenschaftlichen Abteilungen und For­schungs­gruppen und rund 750 Mit­arbeitenden eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissen­schaften e- V-

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir bald­möglichst in Teilzeit bei flexibler Arbeits­zeit­regelung einen engagierten und motivierten

Fremdsprachen­sekretär (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet- Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird in Aussicht gestellt-

Sie arbeiten als persönliche*r Assistent*in der Direktorin der Abteilung Zelluläre und mole­kulare Biophysik und unterstützen ein inter­nationales Team von Wissen­schaftlerinnen und Wissen­schaftlern in allen adminis­trativen und nicht-wissen­schaftlichen organi­satorischen Belangen-

• Organisation und Koordination administra­tiver Abläufe inner­halb der Abteilung
• Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten
• Unterstützung bei der Abwick­lung und Verwal­tung von Dritt­mittel­projekten
• Organisation von Sitzungen, Meetings, Terminen, internen und exter­nen Workshops
• Pflege und Verwaltung elektro­nischer Daten und Systeme zur Doku­mentation und Kommunikation
• Organisation, Planung und Abrechnung von In- und Aus­landsreisen
• Ansprechpartner (m/w/d) für die MPIB-Verwaltung in organi­satorischen und perso­nellen Ange­legen­heiten
• Betreuung von ausländischen Gast­wissen­schaftler*innen
• Einkäufe und Beschaffungen (SAP)

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Erfahrung im Bereich Assistenz und im Umgang mit Verwaltungs­prozessen
• Exzellente digitale Fähigkeiten und sicherer Umgang mit modernen Bürosoftware- und Daten­manage­ment-Systemen (Microsoft Office, elektro­nische Verwaltungs­programme)
• Offenheit im Umgang mit neuer Technologie / Soft­ware und deren Anwendungs­möglich­keiten im Büroalltag, insbe­sondere im Bereich der KI
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und engli­schen Sprache für die Kommuni­kation in einem inter­nationalen Forschungsumfeld
• Eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeits­weise, auch bei hohem Arbeits­aufkommen
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein lösungs­orientierter Umgang mit Heraus­forderungen
• Serviceorientierte Denk- und Arbeits­weise

• Krisensichere, perspektivisch unbefristete Stelle am Standort Martinsried
• Eine interessante und abwechslungs­reiche Tätig­keit an einem der größten Insti­tute der Max-Planck-Gesellschaft
• Vergütung nach TVöD (Bund) bis Entgelt­gruppe 8, inklusive jährlicher Jahres­sonderzahlung, jähr­lichen indivi­duellen Leistungsentgelts
• 30 Tage Urlaubsanspruch bei einer Fünftage­woche, zusätz­liche freie Tage an Heilig­abend und Silvester (24-12- und 31-12-)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögens­wirksame Leis­tungen und andere übliche Sozial­leistungen des öffentlichen Dienstes (Bund)
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie Ver­einbarkeit von Beruf und Familie durch instituts­eigene Kinder­betreuungs­möglichkeiten und Koopera­tion mit einem Familien­service
• Eigene Cafeteria / Kantine
• Aktives betriebliches Gesundheits­management und Sportangebote (u- a- Boulder­wand, Tennisplätze, Firmenfitness über EGYM Wellpass)
• Zuschuss zum Jobticket