Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Kommen Sie zu uns als

Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

für die Vivantes Service GmbH in der Abteilung Facility Management und Bau am Standort Vivantes Wenckebach-Klinikum zum nächstmöglichen Termin.

• allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation wie Terminplanung, Veranstaltungsorganisation sowie administrative Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
• Anfertigung von Schriftstücken und Abwicklung der anfallenden Korrespondenz (z. B. Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen)
• Koordination und Überwachung technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen) einschließlich Mengenermittlung, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenüberwachung und Rechnungsprüfung
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten im CAFM-System
• Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, einschließlich Dokumentation, Verteilung, Ablage und Auswertung von Auftragsscheinen
• Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien, Einrichtungsgegenstände sowie Güter des technischen, wirtschaftlichen und Verwaltungsbedarfs gemäß Vorgaben der Fachvorgesetzten, einschließlich Kontierung im elektronischen System
• Organisation und Überwachung infrastruktureller Bereiche wie Parkraummanagement, Reinigung, Grünanlagenpflege, Abfallentsorgung sowie Verwaltung von GEZ- und GEMA-Angelegenheiten, einschließlich Mengenermittlung, Vertragsmitwirkung, Kostenkontrolle und Rechnungsprüfung
• Planung und Koordination von Umzügen sowie Verwaltung von Einrichtungsgegenständen und Wirtschaftsgütern
• Verantwortung für die Beschilderung des Standortes
• Unterstützung in der Personalverwaltung und -betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Bereich, einschließlich Pflege von An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen in der entsprechenden Software (derzeit SP-Expert)
• fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes, einschließlich Steuerung des Bedarfs und Einsatzplanung der Mitarbeitenden
• Kommunikation und Abstimmung mit beauftragten Unternehmen und Handwerksbetrieben, einschließlich Bearbeitung von Rückfragen und Rücksendung von Materialien bei Fehllieferungen
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen (Teil- und Schlussrechnungen), einschließlich sachlicher und rechnerischer Kontrolle
• Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• sicherer Umgang mit SAP R/3 im Bereich der Rechnungsbearbeitung sowie gute Kenntnisse in Excel, Word und Outlook
• idealerweise Kenntnisse in CAFM- und iffmGIS-Systemen
• freundliche und aufgeschlossene Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsstärke

• eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
• ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
• fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
• Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
• eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
• Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
• Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
• Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
• sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
• kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
• attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote

Rahmenbedingungen:

• Entgelt nach ETV Vivantes Tochtergesellschaften Vivantes Service
• Arbeitszeit 39 Wochenstunden
• 30 Tage Urlaub
• ein interessantes, vielseitiges Tätigkeitsfeld

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masern­immunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.