Büromanagement Jobs in Duisburg und Umgebung

Jobbeschreibung

Du hast Lust auf eine zukunftsträchtige und spannende Ausbildung in einer modernen Hilfsorganisation? Dann bist du bei uns genau richtig! Für die Malteser Dienststelle Ruhrgebiet-Hellweg in Dortmund suchen wir zum 01.08.2025 einen Auszubildenden zur Kauffrau/ zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement mit dem Schwerpunkt Personalwirtschaft. Bewerbungsfrist ist der 31. Januar 2025.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und die Möglichkeit, Dich persönlich kennenzulernen!

• Du lernst verschiedenste Abteilungen und ihre Abläufe kennen
• Du übernimmst die vorbereitende Entgelt- und Stundenabrechnungen für einzelne Bereiche
• Du bekommst einen Einblick ins Steuer- und Sozialrecht
• Du übernimmst die Vorbereitung von Verträgen, Nachträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen
• Du arbeitest unserer zentralen Personalabteilung zu und übernimmst verschiedene Sekretariatsaufgaben
• Du kommunizierst mit der Landes-/ Regionalgeschäftsstelle NRW, der Diözesangeschäftsstelle sowie mit unseren Dienststellen, Mitarbeitenden und externen Behörden

• Du besitzt einen Realschulabschluss und hast Interesse an einer kaufmännischen Tätigkeit
• Teamgeist, Engagement und Lust auf neue Herausforderungen zeichnen Dich aus
• Du bist eine aufgeschlossene, freundliche und kommunikative Persönlichkeit und hast Spaß am Umgang mit Menschen
• Neue Dinge zu erlernen macht Dir Freude und Du hast Dein Ziel immer fest im Blick
• Du bist ein Organisationstalent und besitzt eine gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

• Eine umfangreiche und persönliche Begleitung durch die Ausbildungskoordinatoren und Teamkollegen (m/w/d), die Dir auf dem Weg durch Deine gesamte Ausbildung zur Seite stehen
• 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich einen Arbeitszeitverkürzungstag zur freien Verfügung und die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertige Feiertage
• Eine attraktive Vergütung nach AVR-Caritas, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und Vermögenswirksame Leistungen
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung bei der Rheinischen Zusatzversorgungskasse (RZVK)
• Wir bilden für die Zukunft aus und planen auch über die Ausbildungszeit hinaus mit unseren Mitarbeitenden
• Ein engagiertes und motiviertes Team, das sich auf Deine Verstärkung freut
• Eine interessante und abwechslungsreiche Ausbildung, in der Du alle Bereiche einer modernen Organisation durchläufst
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem stetig wachsenden, sozialen Unternehmen
• Eine gute Verkehrsanbindung sowie Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe
• Diverse Firmenfitness-Angebote
• Die Möglichkeit ein arbeitgeberbezuschusstes Deutschlandticket zu beziehen
• Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende

Jobbeschreibung

Das Referat Verbandsgremien organisiert und verwaltet die Arbeit des Ruhrparlaments und seiner Ausschüsse sowie den Kommunalrat. Beim Referat ist zudem die Schlichtungsstelle Bergschaden NRW beim RVR angesiedelt. Mehr Informationen zu den Aufgaben und Zielen des RVR finden Sie unter www.rvr.ruhr
Informationen zu beruflichen Aspekten sind unter www.karriere.rvr.ruhr abrufbar.

Wir, der Regionalverband Ruhr (RVR), besetzen im Referat „Verbandsgremien“ die Stelle der Referatsassistenz. Wir suchen einen

Verwaltungsfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten oder
Kaufmann für Büromanagement mit Verwaltungserfahrung (m/w/d)

Referenznummer: 2103/24

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

Assistenz

• Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordinierung, Besucherbetreuung, Koordinierung der Postein- und -ausgänge, Registratur, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Protokollführung
• Führung der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz (Serien-/briefe, E-Mails, Vermerke, Vorlagen, Präsentationen etc.)
• Sekretariat für den Vorsitzenden der Verbandsversammlung
• Pflege von Internet- und Intranetseiten
• Recherchen (print und online) sowie Beschaffung von Fachinformationen

Schlichtungsstelle Bergschaden in NRW

• Vorbereitung und Abwicklung der Sitzungen der Schlichtungsstelle Bergschäden NRW u. a. Sitzungsbegleitung und Protokollierung
• Allgemeine Verwaltung der Geschäftsstelle der Schlichtungsstelle

– Erteilung von Auskünften zum Verfahrensvorgang und allgemeinen Informationen zur Schlichtungsstelle
– Aktualisierung des Internetauftritts und der Printmedien

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder Kaufmann*frau für Büromanagement
• Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung (wünschenswert)
• Kenntnisse und Erfahrungen in den beschriebenen Aufgabenfeldern (wünschenswert)

Gesucht wird eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die gewohnt ist, gewissenhaft und sorgfältig zu arbeiten. Eine gute Kommunikations- und Teamfähigkeit wird vorausgesetzt. Ein sicherer Umgang mit der EDV (MS-Office) wird erwartet.

• Sinnstiftende Tätigkeit zum Wohle der Metropole Ruhr
• Krisensicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• Chancengleiches und tolerantes Miteinander
• Mobiles Arbeiten bis zu 40 % der monatlichen Arbeitszeit
• Gute Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, flexible Teilzeitmöglichkeiten, betriebliche Kleinkindbetreuung
• Gleitende Arbeitszeiten ohne Kernarbeitszeit
• Entlohnung nach TVöD, Jahressonderzahlung, Leistungsorientierte Bezahlung, Zusatzversorgung, Vermögenswirksame Leistung
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket, Parkplätze zur Anmietung, Lademöglichkeiten E-Mobilität, Nutzung des Dienstwagenpools
• 30 Tage Jahresurlaub
• Vielfältige Angebote zur Erhaltung der Gesundheit
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kantine

Weitere Stellendetails:

Vertragsbeginn:
nächstmöglicher Zeitpunkt
Vertragsdauer:
unbefristet
Arbeitszeit:
Vollzeit 39 Stunden/Wo.
Eingruppierung:
Entgeltgruppe 8 TVöD (VKA)
Dienstort:
Essen

Rechtliche Hinweise:

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar, sofern sichergestellt werden kann, dass das volle Stundenvolumen abgedeckt wird und die notwendige zeitliche Flexibilität gegeben ist.

Wir verfolgen aktiv die Gleichstellung von Frauen und Männern im Beruf. Frauen werden ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bewerbungen geeigneter schwer behinderter bzw. gleichgestellter Menschen im Sinne des Sozialgesetzbuches IX sind wünschenswert. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen.

Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Die Bewerbungsfrist endet mit Ablauf des 08.01.2025.

Jobbeschreibung

Der Rheinisch-Bergische Kreis ist eine öffentliche Verwaltung mit rund 1.300 Mitarbeitenden, die sich als modernes Dienstleistungsunternehmen für ihre circa 283.000 Einwohnenden versteht. Für das Dezernat III suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Sekretär/in (m/w/d)

Das Dezernat III der Kreisverwaltung des Rheinisch-Bergischen Kreises umfasst die Ämter Soziales, Arbeit und Inklusion, Jugend und Familie sowie das Gesundheitsamt. Außerdem ist hier die Stabsstelle „Sozialplanung Motiv Mensch“ verortet. Der vielfältige Aufgabenbereich orientiert sich an den Bedürfnissen der Menschen im Kreisgebiet.

Die hier ausgeschriebene Stelle ist direkt der Dezernatsleitung zugeordnet.

• Terminmanagement für den Dezernenten
  • Terminplanung
  • Terminaufbereitung
• Informationsmanagement
  • Sichtung und Weiterleitung der bei der Dezernatsleitung eingehenden Informationen (E-Mail, Telefon, Post)
  • Selbstständige Recherche zu Themen des Dezernates
• Sitzungsvorbereitung zu Terminen und Gremien des Dezernenten inkl. Anfertigen von Protokollen
• Vorlagenmanagement
  • Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke (Vorlagen, Verträge, Protokolle) auf
    • Rechtschreibung, Grammatik
    • Verständlichkeit und Vollständigkeit
    • Unterschriftenfolge
• Allgemeines Büromanagement
  • Überwachung von Wiedervorlagen und Fristen
  • Selbstständige Erarbeitung, Anpassung und Pflege digitaler Ablage; insbesondere LKT-Rundschreiben
  • Kontaktdatenpflege
  • Kontierung von Rechnungen
  • Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung für die Dezernatsleitung
  • Kommunikation mit Besucherinnen und Besuchern
  • Betreuung von Besucherinnen und Besuchern

• Grundsätzliche Voraussetzung für die Besetzung der Stelle ist
  • die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (vormals mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder
  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r,
  • Notarfachangestellte/r oder Justizfachangestellte/r,
• Organisationsfähigkeit,
• Team- und Kommunikationsfähigkeit,
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) und Outlook,
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit einem guten Betriebsklima sowie regelmäßigen gemeinsamen Aktivitäten und Veranstaltungen.
• Ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet.
• Sehr gute Rahmenbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, insbesondere flexible Arbeits­zeit­regelungen in Form von Gleitzeit und individuellen Teilzeitmodellen.
• Sie genießen alle Vorzüge einer modernen Arbeitsumgebung, wie beispielsweise ein aufgeschlossenes Gesund­heitsmanagement mit vielen Angeboten und Tipps rund um das Thema Gesundheit.
• Der Rheinisch-Bergische Kreis bietet zudem vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und geförderte Teamentwicklungsmaßnahmen an.
• Die Kreisverwaltung ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar. Hierfür kann ein deutschlandweit gültiges JobTicket zu günstigen Konditionen erworben werden.
• Das Kreishaus Heidkamp verfügt über eine eigene Kantine.
• Für Beschäftigte besteht zudem die Möglichkeit, ein Jobrad zu leasen. Beamte können alternativ ein Finanzie­rungsdarlehen zum Erwerb eines Fahrrads erhalten.
• Es stehen kostenfreie Parkplätze für alle Mitarbeitenden zur Verfügung.

Jobbeschreibung

Sie möchten in einem wertschätzenden Umfeld arbeiten, Ihre Fähigkeiten einbringen und weiterentwickeln? Der Rheinische Sparkassen- und Giroverband (RSGV) bietet Ihnen genau das!

Der RSGV berät und betreut im Rheinland 27 Sparkassen, die rund 25.000 Mitarbeitende beschäftigen und ein Geschäftsvolumen von mehr als 190 Milliarden Euro repräsentieren. Mit den Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe und mit der internationalen Sparkassenorganisation arbeiten wir eng zusammen.

Werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil unseres Teams und bringen Ihre Talente als Office Managerin / Manager (w/m/d) / Teamassistenz (w/m/d) in der Abteilung Steuern ein!

Ihre Aufgaben – Gestalten Sie mit uns den Erfolg!

• In dieser Funktion übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben, unterstützten bei betrieblichen Prozessen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Publikationen, Vorträgen und Veröffentlichungen für die Mitgliedssparkassen.
• Zudem ist die unterstützende Mitarbeit bei der Erstellung von Abrechnungen, Abschlüssen und Steuererklärungen zur Entlastung der Referenten gewünscht.

Ihr Profil- Fachlich kompetent, persönlich engagiert

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation und verfügen idealerweise über Berufserfahrung als Teamassistenz (w/m/d) oder im Office Management.
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Büromanagement, Verwaltung und Organisation und gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Kenntnisse in der Buchhaltung und Rechnungswesen (z. B. DATEV) sind von Vorteil.
• Sie arbeiten in hohem Maße selbstständig und verantwortungsbewusst in einem kleinen Team, können mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren und Prioritäten setzen.
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein kollegialer Umgang runden Ihr Profil ab.

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit sowie moderne, flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen. Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich in einem engagierten Team fachlich, beruflich und persönlich weiterzuentwickeln. Außerdem bieten wir eine der Position angemessene Vergütung im Rahmen des Tarifvertrages öffentlicher Dienst (TVöD-S) sowie die in der S-Finanzgruppe üblichen guten Sozialleistungen inklusive einer betrieblichen Altersvorsorge.

Jobbeschreibung

Wir sind der Ansprechpartner Nummer eins, wenn es um Bundes- und Landesstraßen oder Rad(schnell)wege im bevölkerungsreichsten Bundesland geht. Wir sind Straßen.NRW. Ein zentraler, moderner Mobilitätsdienstleister, der jedoch im ganzen Land – vor Ort – zu finden ist. Wir können bereits auf 20 erfolgreiche Jahre zurückschauen, haben aber vor allem die mobile Zukunft im Blick: digital, flexibel, sicher. Wir, das sind 56 Straßenmeistereien in acht regionalen Niederlassungen, ein Betriebssitz in Gelsenkirchen und eine Landesverkehrszentrale in Leverkusen. Wir sind über 4.000 engagierte Beschäftigte. Uns eint ein Ziel: Die Menschen in Nordrhein-Westfalen mobil zu halten.

Der Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen (Straßen.NRW) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Standort Region II NL Niederrhein, für den Dienstort Hauptsitz Mönchengladbach eine/n

Sachbearbeitung (m/w/d) Verwaltung

EG 8 TV-L

Das machen Sie bei uns

Unterstützen Sie unsere Verwaltung und schaffen Sie mit uns die Verkehrsinfrastruktur von morgen. Werden Sie Teil unseres Teams als Sachbearbeitung (m/w/d) Verwaltung.

Ihre Aufgaben und Möglichkeiten

• Selbständige Führung und Management des Büros der Niederlassungsleitung
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der zugeordneten Organisationseinheiten
• Mitwirkung bei der Realisierung von fachbezogenen Projekten
• Mitarbeit bei besonderen Aufgaben in Personalunion mit dem Büromanagement einer Abteilungsleitung der RNL

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder
• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder
• Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt im nichttechnischen Verwaltungsdienst
• Erfahrungen in den Standardsoftwareanwendungen (MS Office)

Ihre weiteren Stärken

• Sie haben eine gute mündliche & schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sie zeichnen sich klar durch Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Sie sind teamfähig.

Unsere Vorteile

• Kollegialität und Sinnhaftigkeit
• Sicherheit und Versorgung
• Entwicklungsmöglichkeiten

Unsere Anliegen:

Der Landesbetrieb Straßenbau lebt die Gleichstellung der Geschlechter im Land NRW und fördert insbesondere die berufliche Entwicklung von Frauen. Daher freuen wir uns insbesondere über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen diese nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes.

Als öffentlicher Arbeitgeber ist dem Landesbetrieb Inklusion und Integration ein wichtiges Anliegen. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber finden bei gleicher Eignung im Sinne des Sozialgesetzbuches IX besondere Berücksichtigung.

Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

Verbeamtete Personen können sich vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen sowie der verfügbaren Planstellen bewerben.

Eine Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir unvollständige Bewerbungsunterlagen in Verfahren nicht berücksichtigen können.

Bewerbungen unter der Kennung 4379 werden bis 17.01.2025 erbeten.

Jobbeschreibung

Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressort­forschungs­einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Wir betreiben Forschung, beraten die Politik und fördern den Wissens­transfer im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Zudem sind wir in der europäischen Chemikalien­regulation tätig und betreiben mit der DASA Arbeits­weltausstellung ein Museumshaus zum Wandel der Arbeit. An unseren Standorten Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 Beschäftigte.

Wir suchen für das Sekretariat der Fachbereichsleitung 2 „Produkte und Arbeitssysteme“ am Standort in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

• bis Entgeltgruppe 7 TVöD
• Vollzeit / Teilzeit

• unbefristet

Im Fachbereich 2 arbeiten ca. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Themenfeld Produkte und Arbeitssysteme. Der Fachbereich befasst sich mit der sicheren, gesunden und menschengerechten Gestaltung technischer Arbeits­bedingungen. Dabei liegt der Fokus auf Produktsicherheit, technisch-organisatorischen Arbeits­strukturen und ‑prozessen sowie der Arbeitsumgebung. Darüber hinaus erforschen wir den Einsatz innovativer Technologien wie bspw. Künstliche Intelligenz im Kontext der Arbeitswelt von morgen.

Unterstützung der Fachbereichsleitung

• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Schriftliche Erledigung von Angelegenheiten des Fachbereichs bzgl. Anfragen und Stellungnahmen
• Zentrale Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) des Fachbereichs nach festen Kriterien
• Unterstützung bei der Haushaltsaufstellung und bei der Budgetprüfung des Fachbereichs
• Unterstützung des internen Berichtswesens der BAuA
• Besucherbetreuung, Erteilen von Auskünften
• Dienstreisemanagement für den Fachbereich

Allgemeine Assistenzaufgaben

• Organisation des Fachbereichssekretariats, z. B. Überwachung von Vorgängen, Entwurf und Anfertigung von Vordrucken zur Erledigung wiederkehrender Vorgänge
• Qualifizierte Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Wiedervorlagekalender, Führen von Anschriftenkarteien, Aktenführung und Schriftgutablage, Auszeichnung der Eingangspost, Postverteilung
• Organisatorische Überwachung von Personalvorgängen einschl. Vorbereiten der Arbeiten sowie Führen personalstatistischer Unterlagen, Erfassen von Abwesenheiten
• Vertretung des Sekretariats der wissenschaftlichen Leitung

Erforderlich:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/​​‑mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in der öffentlichen Verwaltung/​Büroorganisation, idealerweise Vorzimmererfahrung
• Sicherer, selbständiger Umgang mit den Office-Anwendungen Outlook, Word und Excel sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in spezifische Anwendungssoftware
• Schreibfertigkeit, Stilsicherheit in der deutschen Sprache (Level C2)

Wünschenswert:

• Hohe Flexibilität und ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Loyalität
• Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente bzw. Besoldung
• Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
• Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)
• Ein engagiertes betriebliches Gesundheitsmanagement