Büromanagement Jobs in Hamm und Umgebung

Jobbeschreibung

Du hast Lust auf eine zukunftsträchtige und spannende Ausbildung in einer modernen Hilfsorganisation? Dann bist du bei uns genau richtig! Für die Malteser Dienststelle Ruhrgebiet-Hellweg in Dortmund suchen wir zum 01.08.2025 einen Auszubildenden zur Kauffrau/ zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement mit dem Schwerpunkt Personalwirtschaft. Bewerbungsfrist ist der 31. Januar 2025.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und die Möglichkeit, Dich persönlich kennenzulernen!

• Du lernst verschiedenste Abteilungen und ihre Abläufe kennen
• Du übernimmst die vorbereitende Entgelt- und Stundenabrechnungen für einzelne Bereiche
• Du bekommst einen Einblick ins Steuer- und Sozialrecht
• Du übernimmst die Vorbereitung von Verträgen, Nachträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen
• Du arbeitest unserer zentralen Personalabteilung zu und übernimmst verschiedene Sekretariatsaufgaben
• Du kommunizierst mit der Landes-/ Regionalgeschäftsstelle NRW, der Diözesangeschäftsstelle sowie mit unseren Dienststellen, Mitarbeitenden und externen Behörden

• Du besitzt einen Realschulabschluss und hast Interesse an einer kaufmännischen Tätigkeit
• Teamgeist, Engagement und Lust auf neue Herausforderungen zeichnen Dich aus
• Du bist eine aufgeschlossene, freundliche und kommunikative Persönlichkeit und hast Spaß am Umgang mit Menschen
• Neue Dinge zu erlernen macht Dir Freude und Du hast Dein Ziel immer fest im Blick
• Du bist ein Organisationstalent und besitzt eine gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

• Eine umfangreiche und persönliche Begleitung durch die Ausbildungskoordinatoren und Teamkollegen (m/w/d), die Dir auf dem Weg durch Deine gesamte Ausbildung zur Seite stehen
• 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich einen Arbeitszeitverkürzungstag zur freien Verfügung und die Anrechnung von Heiligabend und Silvester als vollwertige Feiertage
• Eine attraktive Vergütung nach AVR-Caritas, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und Vermögenswirksame Leistungen
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung bei der Rheinischen Zusatzversorgungskasse (RZVK)
• Wir bilden für die Zukunft aus und planen auch über die Ausbildungszeit hinaus mit unseren Mitarbeitenden
• Ein engagiertes und motiviertes Team, das sich auf Deine Verstärkung freut
• Eine interessante und abwechslungsreiche Ausbildung, in der Du alle Bereiche einer modernen Organisation durchläufst
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem stetig wachsenden, sozialen Unternehmen
• Eine gute Verkehrsanbindung sowie Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe
• Diverse Firmenfitness-Angebote
• Die Möglichkeit ein arbeitgeberbezuschusstes Deutschlandticket zu beziehen
• Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser Mitarbeitende

Jobbeschreibung

Der SOS-Kinderdorf e.V. ist eine renommierte Hilfsorganisation und ein freier, gemeinnütziger Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit 38 Einrichtungen im gesamten Bundesgebiet und rund 5.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Das SOS-Kinderdorf Sauerland unterstützt als Jugendhilfeträger durch vielfältige Angebote Kinder, Jugendliche und deren Familien in schwierigen Lagen. Zum Angebotsportfolio gehören Kinderdorffamilien, differenzierte Betreuungsangebote diverser Wohngruppen, betreutes Wohnen, ambulante flexible Hilfen, tiergestützte Pädagogik, drei öffentliche Kindertagesstätten, zwei davon mit angeschlossenem Familienzentrum sowie Kinderbetreuungsprojekte.

Im SOS-Kinderdorf Sauerland suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsfachkraft (m/w/d) mit Schwerpunkt Personalverwaltung
Teilzeit (30 Std./Wo.)

Du bist ein Organisationstalent und hast Freude daran, als Ansprechpartner*in für Mitarbeitende und Bewerber*innen im Bereich Personalverwaltung zu agieren?
Im SOS-Kinderdorf Sauerland bist Du Teil eines engagierten, dynamischen Verwaltungsteams, das gemeinsam die organisatorischen Grundlagen für eine professionelle und herzliche Betreuung unserer Kinder und Jugendlichen schafft. Mit Deinem Know-how in der Personalverwaltung und Deiner strukturierten Arbeitsweise bereicherst Du unser Team und trägst zu einem wertvollen Miteinander bei. Wenn Du einen sinnstiftenden Arbeitsplatz suchst, an dem Deine Ideen und Kompetenzen gefragt sind, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

• Bewerbermanagement: Du führst alle administrativen und operativen Aufgaben im Rahmen eines softwaregestützten Bewerbermanagements durch
• Personalverwaltung: Du betreust den gesamten Employee-Lifecycle – von der Vorbereitung von Verträgen über Vertragsänderungen bis hin zu Themen wie Elternzeit, Mutterschutz, Urlaub oder Krankheit
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz: Du wirkst bei der Organisation und Sicherung der einrichtungsinternen Standards mit
• Vertragswesen: Du erstellst und verwaltest Honorar- und Ehrenamtsverträge
• Prozessoptimierung: Du unterstützt die Bereichsleitung bei der Qualitätssicherung und Optimierung verwaltungsinterner Prozesse
• Ansprechpartner*in: Du bist erste*r Ansprechpartner*in für Mitarbeitende in Deinem Aufgabenbereich und stehst ihnen unterstützend zur Seite
• Büroorganisation: Du übernimmst klassische Datenpflege und Büroorganisation.
• Kinder- und Betreutenschutz: Du setzt die Richtlinien zum Kinder- und Betreutenschutz gewissenhaft um

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Du bringst einschlägige Berufserfahrung mit, idealerweise im Bereich Personalverwaltung
• Fachkenntnisse: Gute Kenntnisse in Verwaltungsprozessen sowie gezielte Kompetenzen in der Personalverwaltung sind von Vorteil
• EDV-Kompetenz: Du verfügst über gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, serviceorientiertes Auftreten, Diskretion und Loyalität zeichnen Dich aus
• Teamgeist: Du bereicherst das Team mit Deiner offenen, engagierten Art und arbeitest professionell mit Nähe und Distanz zu den Betreuten

Deine finanziellen Vorteile

• ein attraktives, am TVöD orientiertes Gehalt
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• eine 100 % arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge inkl. Absicherung bei Erwerbsunfähigkeit
• günstiges Jobradleasing (inkl. E-Bikes)
• ein umfangreiches Paket weiterer Leistungen wie Zuzahlungen bei naturheilkundlichen Behandlungen, Zahnersatz, Sehhilfen etc.
• freiwillige Sozialleistungen wie Zuschüsse bei Hochzeit, Geburt oder Adoption eines Kindes
  SOS-Vorteilsportal von Corporate Benefits mit einer Vielzahl kostengünstiger Angebote bekannter Marken aus allen relevanten Lebensbereichen – zum Beispiel Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
• als Mitglied des Paritätischen Gesamtverbandes haben der SOS-Kinderdorf e.V. und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zu Sonderkonditionen von zahlreichen Anbietern

Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben

• 31 Tage Urlaub plus freie Tage am 24. und 31. Dezember
• anlassbezogene Sonderurlaubsregelungen
• Teamevents (z.B. Feiern, Ausflüge, Kultur)
• spare auf Deinem persönlichen Zeitwertkonto Guthaben an, und verwirkliche berufliche Auszeiten (Sabbatical)

Deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung

• flexible Förderung von Fort- und Weiterbildungen durch Freistellung und finanzielle Unterstützung
• sehr umfangreicher Veranstaltungskatalog mit zahlreichen Seminaren zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Kurse und Praxisangebote zu Themen der Gesundheit und Achtsamkeit
• mehrtägige Neueingestellten-Tagung mit Möglichkeiten des Austausches und der Vernetzung
• profitiere von unserer Expertise und der hohen Fachlichkeit als bundesweit tätiger Träger in der Kinder- und Jugendhilfe

Jobbeschreibung

Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressort­forschungs­einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Wir betreiben Forschung, beraten die Politik und fördern den Wissens­transfer im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Zudem sind wir in der europäischen Chemikalien­regulation tätig und betreiben mit der DASA Arbeits­weltausstellung ein Museumshaus zum Wandel der Arbeit. An unseren Standorten Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 Beschäftigte.

Wir suchen für das Sekretariat der Fachbereichsleitung 2 „Produkte und Arbeitssysteme“ am Standort in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

• bis Entgeltgruppe 7 TVöD
• Vollzeit / Teilzeit

• unbefristet

Im Fachbereich 2 arbeiten ca. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Themenfeld Produkte und Arbeitssysteme. Der Fachbereich befasst sich mit der sicheren, gesunden und menschengerechten Gestaltung technischer Arbeits­bedingungen. Dabei liegt der Fokus auf Produktsicherheit, technisch-organisatorischen Arbeits­strukturen und ‑prozessen sowie der Arbeitsumgebung. Darüber hinaus erforschen wir den Einsatz innovativer Technologien wie bspw. Künstliche Intelligenz im Kontext der Arbeitswelt von morgen.

Unterstützung der Fachbereichsleitung

• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Schriftliche Erledigung von Angelegenheiten des Fachbereichs bzgl. Anfragen und Stellungnahmen
• Zentrale Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) des Fachbereichs nach festen Kriterien
• Unterstützung bei der Haushaltsaufstellung und bei der Budgetprüfung des Fachbereichs
• Unterstützung des internen Berichtswesens der BAuA
• Besucherbetreuung, Erteilen von Auskünften
• Dienstreisemanagement für den Fachbereich

Allgemeine Assistenzaufgaben

• Organisation des Fachbereichssekretariats, z. B. Überwachung von Vorgängen, Entwurf und Anfertigung von Vordrucken zur Erledigung wiederkehrender Vorgänge
• Qualifizierte Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Wiedervorlagekalender, Führen von Anschriftenkarteien, Aktenführung und Schriftgutablage, Auszeichnung der Eingangspost, Postverteilung
• Organisatorische Überwachung von Personalvorgängen einschl. Vorbereiten der Arbeiten sowie Führen personalstatistischer Unterlagen, Erfassen von Abwesenheiten
• Vertretung des Sekretariats der wissenschaftlichen Leitung

Erforderlich:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/​​‑mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in der öffentlichen Verwaltung/​Büroorganisation, idealerweise Vorzimmererfahrung
• Sicherer, selbständiger Umgang mit den Office-Anwendungen Outlook, Word und Excel sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in spezifische Anwendungssoftware
• Schreibfertigkeit, Stilsicherheit in der deutschen Sprache (Level C2)

Wünschenswert:

• Hohe Flexibilität und ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Loyalität
• Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente bzw. Besoldung
• Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
• Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)
• Ein engagiertes betriebliches Gesundheitsmanagement