Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Assistent/-in der Amtsleitung (m/w/d)

Wir suchen Sie für das Amt für Soziales und Teilhabe der Landeshauptstadt Stuttgart- Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen-

Das Amt für Soziales und Teilhabe organisiert mit ca- 600 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart- In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter/-innen- Im Büro der Amtsleiterin koordinieren zwei Assistenzkräfte den dynamischen Arbeitsalltag- Sie sind verlässliche Ansprechpersonen für alle internen und externen Kontakte und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft-

• Sie koordinieren amtsweit Arbeitsaufträge und Abfragen der Amtsleitung sowie eingehende Anfragen und Aufträge seitens des übergeordneten Referates für Soziales, Gesundheit und Integration
• Sie organisieren die interne und externe Kommunikation der Amtsleitung und interagieren selbständig telefonisch und schriftlich mit internen und externen Partner/-innen
• Sie sind für den Terminkalender der Amtsleitung verantwortlich, verwalten alle Anfragen und Terminwünsche und koordinieren deren Vorbereitung durch die Fachabteilungen
• Sie unterstützen bei der Gremienarbeit der Amtsleitung durch Vor- und Nachbereitung sowie beim Veranstaltungsmanagement amtsweiter Versammlungen
• Sie vernetzen sich mit den Sekretariaten in den Abteilungen des Amtes und entwickeln gemeinsam amtsweite Standards und Abläufe weiter

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten-

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, bevorzugt mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Assistenzbereich, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
• Organisationsgeschick, eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise verbunden mit Freude an selbständiger Arbeit und kollegialer Zusammenarbeit
• fundierte PC-Kenntnisse, insb- MS-Office-Programme (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint)
• sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
• ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion sowie ein freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten mit sehr guten Umgangsformen
• große Einsatzfreude und souveräner Umgang mit Belastungsspitzen, verbunden mit zeitlicher Flexibilität

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw- im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 € monatlich
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• vergünstigtes Mittagessen
• eine umfassende und strukturierte Einarbeitung

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD-