Assistent:in Kommunikation und Außenbeziehungen

Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.
Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 46 000 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Assistent:in Kommunikation und Außenbeziehungen

• Korrespondenz und Terminkoordination: Sie unterstützen die Bereichsleitung, ihre Stellvertretung und den Leiter Kommunikation bei ihren täglichen Aufgaben und kümmern sich proaktiv und zuverlässig um Terminkoordination und -Planung, Vor- und Nachbereitung
• Reisemanagement: Sie unterstützen die Bereichsleitung, ihre Stellvertretung und den Leiter Kommunikation bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Budgetkoordination: Sie koordinieren das Rechnungswesen für den Bereich Kommunikation und Außenbeziehungen und unterstützen organisatorisch bei der Budgetplanung
• Content Relations Management: Sie sind Ansprechpartner:in des Bereichs Kommunikation und Außenbeziehungen für das CRM-System (Salesforce) und unterstützen die Kolleg:innen bei der Nutzung
• Eventmanagement: Sie unterstützen das Event-Team bei Bedarf bei der Umsetzung von Events und übernehmen die Verantwortung für kleinere Formate

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, eine Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung als Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Sehr gute Kenntnis von MS-Office Tools und Offenheit für die Bedienung weitere Software-Tools
• Eine strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Bereitschaft, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und sich schnell auf neue Aufgaben einzustellen
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse

Zudem sind Sie kontaktfreudig, flexibel und arbeiten gern im Team.

• Einen breiten Raum mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Eine attraktive Vergütung entsprechend EG 8 TVöD Bund. Daneben bieten wir die üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes wie VBL, VWL und Jahressonderzahlung.
• Fortbildungsmöglichkeiten, die sowohl eine fachliche als auch eine persönliche Weiterbildung er-möglichen.
• Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
• 30 Urlaubstage pro Jahr und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen.
• Zuschuss zum Firmenticket und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.

Die Vollzeitstelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet (39 Stunden/Woche). Wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.