Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Die Planungsgesellschaft Nahverkehr Osnabrück GmbH (PlaNOS) ist ein gemeinsames Unternehmen von Stadt und Landkreis Osnabrück und nimmt die ÖPNV-Management-Aufgaben für die Aufgabenträger Stadt Osnabrück und Landkreis Osnabrück wahr.

Für die PlaNOS suchen wir eine engagierte, motivierte und qualifizierte

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

• Sie stellen den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse sicher, einschließlich der Übernahme des Dienstreisemanagements, der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden der PlaNOS, Aktenpflege und Fristenkontrolle.
• Sie bearbeiten den internen und externen Postverkehr, einschließlich Verteilung und Nachverfolgung von Unterlagen. Dazu verwalten Sieg das E-Mail-Postfach der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung, Beantwortung oder Weiterleitung von Anfragen.
• Sie kümmern sich um die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten und Korrespondenz und unterstützen bei der Erstellung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Statistiken.
• Sie übernehmen die Protokollführung, Dokumentation sowie Nachverfolgung von Entscheidungen und To-Dos.
• Sie verwalten den Terminkalender der Geschäftsführung und priorisieren Aufgaben und Termine. Dabei gehört die proaktive Kommunikation und Abstimmung mit internen sowie externen Ansprechpartnern zur Terminfindung sowie die Überwachung und bedarfsgerechte Anpassung der Terminpläne zu Ihrem Alltag.
• Die eigenständige Planung und Organisation von internen und externen Meetings sowie Workshops gehört zu Ihren Aufgaben. Dabei koordinieren Sie interne und externe Teilnehmer, auch über verschiedene Standorte hinweg.
• Sie stellen Arbeitsmaterialien und technischer Ausstattung für Veranstaltungen bereit.
• Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen der PlaNOS GmbH, darunter die Abstimmung und Versendung der Einladungen, Erstellung relevanter Unterlagen wie Präsentationen, Berichte und Tagesordnungen.

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat und idealerweise erste Projekterfahrung.
• Auf Ihre sehr guten Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Ihre fundierten EDV-Kenntnisse (MS-Office: insbesondere Power Point) können wir uns jederzeit verlassen.
• Sie zeichnet eine hohe Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative und Loyalität sowie ausgeprägte Teamfähigkeit aus.
• Organisationstalent, selbständige und zielorientierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, hohe Kunden- und Serviceorientierung, analytisches Denkvermögen sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.

• Ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet mit einem hohen Maß an selbstständiger Arbeit und der Möglichkeit einer persönlichen Weiterentwicklung
• Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag Nahverkehrsbetriebe (TV-N) und richtet sich nach der mitgebrachten Qualifikation und den beruflichen Erfahrungen.
• Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Home-Office
• Weitere Benefits (z. B. Deutschlandticket als Jobabo, Job-Bike, Hansefit)