Bürosachbearbeitung (w/m/d) Sekretariat der Fachbereichsleitung 2 „Produkte und Arbeitssysteme“

Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressort­forschungs­einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Wir betreiben Forschung, beraten die Politik und fördern den Wissens­transfer im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Zudem sind wir in der europäischen Chemikalien­regulation tätig und betreiben mit der DASA Arbeits­weltausstellung ein Museumshaus zum Wandel der Arbeit. An unseren Standorten Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 Beschäftigte.

Wir suchen für das Sekretariat der Fachbereichsleitung 2 „Produkte und Arbeitssysteme“ am Standort in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

• bis Entgeltgruppe 7 TVöD
• Vollzeit / Teilzeit
  

• unbefristet

Im Fachbereich 2 arbeiten ca. 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Themenfeld Produkte und Arbeitssysteme. Der Fachbereich befasst sich mit der sicheren, gesunden und menschengerechten Gestaltung technischer Arbeits­bedingungen. Dabei liegt der Fokus auf Produktsicherheit, technisch-organisatorischen Arbeits­strukturen und ‑prozessen sowie der Arbeitsumgebung. Darüber hinaus erforschen wir den Einsatz innovativer Technologien wie bspw. Künstliche Intelligenz im Kontext der Arbeitswelt von morgen.

Unterstützung der Fachbereichsleitung

• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Schriftliche Erledigung von Angelegenheiten des Fachbereichs bzgl. Anfragen und Stellungnahmen
• Zentrale Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) des Fachbereichs nach festen Kriterien
• Unterstützung bei der Haushaltsaufstellung und bei der Budgetprüfung des Fachbereichs
• Unterstützung des internen Berichtswesens der BAuA
• Besucherbetreuung, Erteilen von Auskünften
• Dienstreisemanagement für den Fachbereich

Allgemeine Assistenzaufgaben

• Organisation des Fachbereichssekretariats, z. B. Überwachung von Vorgängen, Entwurf und Anfertigung von Vordrucken zur Erledigung wiederkehrender Vorgänge
• Qualifizierte Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Wiedervorlagekalender, Führen von Anschriftenkarteien, Aktenführung und Schriftgutablage, Auszeichnung der Eingangspost, Postverteilung
• Organisatorische Überwachung von Personalvorgängen einschl. Vorbereiten der Arbeiten sowie Führen personalstatistischer Unterlagen, Erfassen von Abwesenheiten
• Vertretung des Sekretariats der wissenschaftlichen Leitung

Erforderlich:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/​​‑mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in der öffentlichen Verwaltung/​Büroorganisation, idealerweise Vorzimmererfahrung
• Sicherer, selbständiger Umgang mit den Office-Anwendungen Outlook, Word und Excel sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in spezifische Anwendungssoftware
• Schreibfertigkeit, Stilsicherheit in der deutschen Sprache (Level C2)

Wünschenswert:

• Hohe Flexibilität und ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Loyalität
• Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit

• Zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• Flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• Moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• Attraktives Entgelt mit Zusatzrente bzw. Besoldung
• Individuelle Personalentwicklungsmaßnahmen
• Jobticket mit Arbeitgeberförderung (monatlich 23,28 Euro)
• Ein engagiertes betriebliches Gesundheitsmanagement