Co-Lead im Bereich der Forschungsförderung des Post-Award Teams (d/m/w)

Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Hintergrund
Für unsere Abteilung Forschungsförderung, die Wissenschaftler:innen am AWI dabei unterstützt, drittmittelgeförderte Projekte erfolgreich zu beantragen und effizient zu managen, suchen wir zum 01.02.2025 eine:n Co-Lead des Post-Award Teams (d/m/w).

Post-Award - das steht für die administrative und finanzielle Betreuung drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte von der Bewilligung bis zum Schlussbericht. Dabei betreuen wir Forschungsprojekte aller Fördermittelgeber, sowohl national (BMBF, DFG, HGF, etc.) als auch EU geförderte Projekte sowie Projekte internationaler Zuwendungsgeber. Als Service-Einheit sind wir Ansprechpartner:innen für alle internen und externen Beteiligten - für die Zuwendungsgeber, für unsere Wissenschaftler:innen aber auch für internationale Kooperationspartner in den Forschungsprojekten. Wir verstehen uns als Brücke zwischen den wissenschaftlichen und administrativen Anforderungen und setzen alles daran, zusammen mit den Wissenschaftler:innen eine reibungslose und erfolgreiche Projektabwicklung zu gewährleisten.

• Gemeinschaftliche Leitung (Co-Lead) und fachliche Führung des Teams „Post-Award“ (derzeit 15 Mitarbeiter:innen): Übernahme von Verantwortung in der operativen und fachlichen Führung, Förderung der Teamdynamik und der Weiterentwicklung des Teams
• Beratung und Unterstützung der Wissenschaftler:innen in administrativen und finanziellen Aspekten von geförderten Drittmittelprojekten: Begleitung in der Umsetzung von Drittmittelvorhaben sowie Beratung zu grundlegenden und komplexen Fragen im Zusammenhang mit den Regularien der Zuwendungsgeber und der Mittelverwendung
• Weiterentwicklung und Optimierung von Geschäftsprozessen und des Drittmittelcontrollings im Bereich Post-Award: Kontinuierliche Analyse und Verbesserung der bestehenden Prozesse, mit dem Ziel die Effizienz und Transparenz im Bereich der Drittmittelprozesse Post-Award zu steigern
• Weiterentwicklung der vorhandenen IT-Infrastruktur (SAP-GM, Dokumentenmanagementsystem) und Koordination der internen Prozessabstimmungen: Verantwortung für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung der Post-Award IT-Infrastruktur sowie Koordination der entsprechenden hausinternen Abstimmung zu den Post-Award Prozessen
• Steuerung und Verantwortung für komplexe Drittmittelvorhaben: Eigenständiges Management und Koordination von anspruchsvollen Drittmittelprojekten unter Berücksichtigung aller relevanten Ressourcen und Zeitrahmen

• Sie besitzen einen Wissenschaftlicher Hochschulabschluss mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Führungserfahrung: Sie haben erste Erfahrungen im Führen von Teams und haben Freude an verantwortungsvollen Aufgaben.
• Fundierte Projektmanagement- und Projektcontrolling-Kompetenzen: Sie bringen umfassende Kenntnisse in der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten mit, behalten stets den Überblick und können priorisieren.
• Starke Problemlösungskompetenz: Sie sind in der Lage, Herausforderungen kreativ und effizient zu meistern und innovative Lösungen zu entwickeln.
• Konzeptionelle Fähigkeiten und Kommunikationsstärke: Sie kombinieren analytisches Denken mit einer klaren und überzeugenden Kommunikation, um Ideen und Konzepte erfolgreich zu vermitteln.
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse: Sie beherrschen Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und können sich in beiden Sprachen sicher ausdrücken.
• Hohe Dienstleistungsorientierung und interkulturelle Kompetenz: Sie haben ein ausgeprägtes Service-Verständnis und sind in der Lage, in einem internationalen Umfeld erfolgreich zu agieren.

Wünschenswerte Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen

• Berufserfahrung in der finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Gute Kenntnisse des Zuwendungsrechts und der Förderbestimmungen verschiedener Zuwendungsgeber
• SAP-Kenntnisse
• Erfahrung im Prozessmanagement

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
• betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Hansefit und Wellhub
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)