Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat Geschäftsstelle der KRINKO (m/w/d)
Eckdaten der angebotenen Stelle
Arbeitgeber | Robert Koch-Institut |
Postleitzahl | |
Ort | Berlin |
Bundesland | |
Gepostet am | 16.09.2024 |
Remote Option? | - |
Homeoffice Option? | - |
Teilzeit? | |
Vollzeit? | |
Ausbildungsstelle? | - |
Praktikumsplatz? | - |
Unbefristet? | - |
Befristet? | - |
Stellenbeschreibung
Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen. Unser Team FG 14 – Angewandte Infektions- und Krankenhaushygiene freut sich auf Ihre Bewerbung!
Organisatorische Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Kommission für Infektionsprävention in medizinischen Einrichtungen und in Einrichtungen und Unternehmen der Pflege und Eingliederungshilfe (KRINKO):
Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat
Geschäftsstelle der KRINKO (m/w/d)- Arbeitsbeginn nächstmöglich
- Befristung unbefristet
- Standort Berlin
- Bewerbungsfrist 13.10.2024
- Vergütung bis E 7 TVöD
- Referenznummer 1183121 | 098/24
Organisatorische Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Kommission für Infektionsprävention in medizinischen Einrichtungen und in Einrichtungen und Unternehmen der Pflege und Eingliederungshilfe (KRINKO):
- organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der KRINKO und der jeweiligen Arbeitsgruppen der KRINKO
- Implementierung und Durchführung einer digitalen Abfrage und Auswertung der Selbsterklärungen der Kommissionsmitglieder
- Unterstützung bei der:
- Erstellung von Sitzungsprotokollen
- Einleitung von Anhörungsverfahren und Zusammenstellung der Ergebnisse
- redaktionellen Bearbeitung und Prüfung von Druckfahnen in deutscher und englischer Sprache
- Beantwortung externer Anfragen
- Erstellung und Anpassung von Dokumenten zur Prozesskoordination der Arbeit der Geschäftsstelle der KRINKO
- Kommunikation mit den Mitgliedern der KRINKO
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Organisation von Besprechungen und Terminen
- Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen
- Verwaltung der Funktionspostfächer des Fachgebiets
- Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Bestellungen und Budgetkontrolle für Labor und Büro mithilfe eines elektronischen Bestellsystems
Formale Voraussetzungen
- eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/‑r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
Kenntnisse und Erfahrungen
- mehrjährige Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich
- sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen und modernen Kommunikationsmedien
- Erfahrung mit Präsentationstechniken
- allgemeine Verwaltungskenntnisse
- erste Erfahrungen in der Projektarbeit
- Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B2
Wünschenswerte Erfahrungen
- in der Arbeit mit einem digitalen Dokumenten-Management-System
- im Veranstaltungsmanagement
- mit Literaturverwaltungsprogrammen (z. B. Endnote oder Reference Manager)
Persönliche Kompetenzen
- Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
- Flexibilität bei neuen Aufgaben und Veränderungen im Arbeitsumfeld
- Adressatenorientierung durch klaren, verständlichen schriftlichen sowie mündlichen Ausdruck
- Leistungsbereitschaft und ein hohes Engagement bei neuen Aufgaben
- Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
- Kooperations‑/Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis
- 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
- bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
- transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
- sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- unbefristete Anstellung
- flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
- individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainingskatalog für die persönliche Weiterentwicklung
- Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
- Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
- Deutschlandticket-Job mit Zuschuss