Teamassistenz RD5 (m/w/d)

Klima braucht Köpfe- Das Potsdam-Institut für Klima­folgen­forschung e- V- (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen globaler Wandel, Klima­folgen und nach­haltige Entwicklung- Es ist eine der welt­weit führenden Forschungs­einrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozial­wissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraus­setzungen für exzellente inter­disziplinäre Forschung-

Das PIK sucht für den zum 01-01-2025 neu entstehenden Forschungs­bereich 5: Klima­ökonomie und Politik (MCC Berlin) zum nächstmöglichen Zeit­punkt eine

Teamassistenz RD5 (m/w/d)
(Stellenausschreibungsnummer: 68-2024 Teamassistenz RD5)

Die Stelle ist befristet für 2 Jahre, mit Option auf Ent­fristung- Die Vergütung erfolgt unter Berück­sichtigung der persönlichen Voraus­setzungen in Anlehnung an den TV-L Brandenburg (EG 8)- Für diese Stelle ist eine Arbeits­zeit von 40 Stunden / Woche vorgesehen, voll­zeit­nahe Teil­zeit ist möglich-

Eigenständige und zuverlässige Büro­organisation sowie Unterstützung der Abteilungs­leitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegen­heiten, Übernahme von abteilungs­übergreifenden Tätigkeiten:

Unterstützung der Abteilungs­leitung:

• Selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariats­aufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schrift­wechsels, Konferenz­raum­verwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen
• Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungs­leitung (u- a- Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u- ä-)
• Reiseorganisation für die Abteilungs­leitung und für Gäste
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Übernahme von Abteilungs­übergreifenden Tätigkeiten:

• Umsetzung von Personal­prozessen, wie z- B- Vorbereitung von Neu­einstellungen und Vertrags­verlängerungen, Zusammen­stellung von Unterlagen, Unter­stützung bei der Erstellung von Stellen­beschreibungen u- a- Dokumenten, Anmeldung von Nutzer­accounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personal­referats,
• Sicherstellung der Zeit­erfassung für Projekt­mitarbeitende,
• Begleitung des On­boardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center,
• Pflege der Publikations­daten­bank und Verwaltung der Abteilungs­bibliothek
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kauf­männische Ausbildung, z- B- als Kauf­frau / -mann für Büro­kommunikation oder vergleichbarer Abschluss
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenz­bereich, idealer­weise in einer Forschungs­einrichtung
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Gute Kommunikations­fähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher sowie englischer Sprache

Wir erwarten von Ihnen:

• Eine selbstständige Arbeits­weise und Eigen­initiative
• Methodisches und systematisches Vorgehen
• Strukturiertes und ziel­orientiertes Denken
• Die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen­gebiete einzu­arbeiten
• Kreativität und Offen­heit für neue Lösungs­ansätze
• Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation
• Teamfähigkeit

• Die Arbeit in einem engagierten, motivierten und diversen Team
• Die Möglichkeit, an der Bewältigung der Heraus­forderungen des Klima­wandels und unserer gemeinsamen Zukunft aktiv mitzu­wirken
• Eine offene und kommunikative Instituts­kultur
• Einen attraktiven Arbeits­platz auf dem EUREF-Campus in Berlin-Schöneberg
• Die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil zu arbeiten
• Ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Job­ticket oder zum Deutschland-Ticket Job-