Verwaltungsangestellter / Projektassistenz (m/w/d)

Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte

INSTITUTSVERBUND INFORMATIK | ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT | UNBEFRISTET | TEILZEIT 65 % | BIS ZU TV-L 11
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der derzeit 15 - 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. Die Geschäftsleitung betreut u. a. nationale und internationale Projekte (z .B. DFG, BW, BMBF, BMWi, EU, Industrie-Projekte, eine fakultätsweite Graduiertenschule GS-IMTR, universitätsweit angelegte Großprojekte, etc.) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d), unbefristet als Verwaltungsangestellte (bis zu TV-L 11) mit 65 % einer Vollzeitstelle.

Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten


Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache

sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
Quereinsteiger willkommen


Abwechslungsreiche Tätigkeiten im nichtwissenschaftlichen Bereich an der Schnittstelle zwischen der Zentralen Verwaltung und den angeschlossenen Instituten
Interessante Einblicke in das Management von Forschungsprojekten und wissenschaftliches Arbeiten
Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Homeoffice anteilig möglich
Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. betrieblicher Altersvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart-Vaihingen, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Zuschuss von 25 EUR monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten
Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
Sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
Quereinsteiger willkommen